在外公館派遣員の仕事①

4/27(土)

　今回は在外公館派遣員の仕事の一つを紹介したいと思います

派遣員の仕事といっても、派遣される公館によってさまざまな仕事があります

2年間、空港送迎や配車手配のみという公館もあるようです

今回は、私がいる公館の場合に限っての話をさせてもらいます

守秘義務に反しない程度で、どんなことをやっているかを書いていきます

派遣員の多くが任される仕事が、便宜供与という仕事です

便宜供与とは、在外公館がある地域に出張などでいらっしゃる職員などの

空港送迎を行ったり、宿舎やフライトの手配を行うことです

この仕事に就く前は便宜供与なんて聞いたことない言葉でした

他にも、レセプションといわれる在外公館が行うイベントの手配を行います

現在はホテルの会場押さえをメールや打ち合わせ、会場視察で調整している最中です

ネットや本などでも記載されていますので、これくらいは守秘義務に反しないでしょう

いつ、どこに、誰が出張に来るかなど具体的なスケジュールを明かさなければ

大丈夫だと思います

　私がいるところは日本からの直行便がなく、基本深夜便になることが多いです

そのため、便宜供与で空港支援が入る場合は基本残業になります

また、日付が変わって帰宅し、その日の朝には出勤するということもあります

空港内は基本、フライトのチケットを持っている方しか入場できません

日本のように見送りする方やお迎えの方も空港内に入ることは許されず、

出入り口で見送りやお迎えをしています

そのため、旅行者でない私が空港内に入れるためにはエントリーパスが必要になります

取れなかった場合は、出入り口でお出迎えになります

ネームプレートを作成して、合流できるようにします

事前に合流地点や連絡先を担当者にお願いし、情報共有して頂くことも重要です

　出張者が宿泊する場合は、ホテルを予約し、公用車を空港送迎用に配車します

フライトの乗り継ぎの場合は、次のフライトが遅れていないかなど逐一の報告も必要です

また、優先搭乗したいなどのリクエストがある場合は、

航空会社とコンタクトをとり、できるように取り計らいます

場合によっては代理チェックインも行います

　私は、便宜供与が3日前に突然決まり、慌てて準備をすることがありました

基本は、数週間前に本省などから連絡が入るようになっています

その時の便宜供与は空港で受け入れ態勢を整え、出発のセキュリティまでお見送りをし、

飛行機が離陸したことを確認することまでが仕事でした

初めてだったということもあり、現地職員に手助けしてもらいながらも自分なりに

ベストは尽くせたと感じています

そのあとの達成感というか、やり遂げた感は大きいものです

失敗は許されませんし、色々と気を遣いますので精神的に疲れは溜まります

また、失敗した場合、私直接ではなく私の上司にあたる方にそういう連絡が入りますので

上司に迷惑をかけられないというプレッシャーもあります

　このような仕事が在外公館派遣員の仕事の一つです

これから目指そうとしている方に少しでも分かっていただければ、ありがたいです

他にも機会があれば、在外公館派遣員の仕事を紹介していこうと思います


【今日のことば】
お金についての才能を開花させるには、専門知識と同時に度胸が必要

2019年3月　インド　コルカタのビルラ・マンディル寺院