在外公館派遣員の仕事②

5/4(土)

　インドはGW関係ありません

今年は御代替わりということもあり、在外公館も例年より祝日が多いと聞きました

今年は年間21日間の祝日が当館ではあります

在外公館の祝日は現地の祝日に合わせるところが多いです

　在公館派遣員のお仕事を紹介するシリーズ第2弾です

前回は、便宜供与という仕事を紹介しました

在外公館派遣員の仕事①

今回は着任館員・離任館員支援というお仕事です

離任館員については、帰国や次の任地までのフライトの見積もりを取って、

発券を行うことでほとんど終わりです

　しかし、着任館員についてはやることが多いです

・ホテルの予約

・配車手配

・着任報告

・住居探しのサポート

・IDの申請

・ビザの更新

・事前準備

　ホテルの予約、難しく言えば宿舎留保という仕事です

着任してからしばらくは、ホテル暮らしになりますのでその手配を行うことです

　配車手配は、前回も少し触れましたが、在外公館が所有している公用車を手配します

着任日当日には空港までのお出迎え

通勤用にホテルから職場までの配車が必要となります

　それから、本省に提出する着任報告の作成

これは、着任時に航空券のEチケットや半券などと一緒に提出する書類を作成することです

申請することで、航空券代などの確認や経費が与えられるということに必要な作業です

　住居探しのサポートは、住む場所を不動産業者を通じて紹介するように手配します

不動産業者が作成した契約書にも目を通し、不備がないか確認します

なければ、これに署名して契約を結びます

住居手当申請書を本省用に作成するのも仕事です

　IDの申請は、インド政府が発行している写真付きのIDとなります

これがないと、銀行の口座が開設できません

SIMカードも契約できません

インド生活に必要なIDとなります

　ビザの更新は、日本などで取得したインドのビザを延長する手続きです

オンラインで延長申請をします

これにも、IDが必要となります

　もちろん事前準備も大切です

着任時にお渡しする資料を封筒に詰めたり、住居の希望を聞くこと、

荷物の個数を把握しておくこと、パスポートやビザページをデータ送付してもらうこと、

パスポートサイズの写真を20枚ほど用意してもってきてもらうこと

その他もろもろ、私が前任者にもやってもらったことをほとんど行います

これで着任時、スムーズに申請等が行えます

ちょうど今年は、変わり目らしく一気に館員の入れ替わりがここ2週間でありました

そのため、その準備や手続きで忙しかったです

他の仕事や自分の生活と並行しながら行います

自分の住居の修理箇所の手配や通勤で使用している車の登録、修理など

仕事以外でやるべきこともあります

本当に忙しい時は、現地職員に頼んでやってもらうようにします

上手に現地職員を使いこなすことも重要な仕事になります

他にも自分がやりたい仕事まで手が回らないことが多いです

例えば、エクセルをもっと使いやすくしたりすることやマニュアルの作成

ある程度、前任者が残してくれましたので、分かりやすくなっていますが、

更新しないといけないファイルもあります

またエクセルに関数を入れてもっと使いやすく、時間短縮できるものもあります

他にも、ファイルや紙の資料の整理

紙の資料は保存期間が過ぎた古いものもあり、ファイルがパンパンの状態です

そういうのを、落ち着いてきたらやっていきたいと考えています

そのほかにも、上司から仕事を振られますのでやることはいっぱいです

　長くなりましたが、在外公館派遣員が主に行うことは、

フライト手配・配車手配・ホテル手配

この3種類が多いと思われます

以上、細かい仕事内容もはさんで分かりにくくなりましたが、

着任館員・離任館員の支援という仕事でした

次回はいつになるかわかりませんが、今回紹介した細かい仕事を紹介できたらと思います

【今日のことば】

いくら稼げるかではなく、何を学べるかで仕事を探しなさい

2019年4月　インド　モールのスクリーンでクリケットの試合に夢中になるインド人たち