14日間の隔離

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10/24(日)  日本に帰国してから新しい職場になり、しばらく忙しくて、更新できていませんでした 今後も忙しそうなので、マイペースで更新していこうと思います いつもどんな風に書いていたのか忘れていました 以前の記事を見て思い出しながら、書きました 14日間隔離したのは、半年前の話です  インドから帰国してから14日間の隔離をしていました 隔離期間中はテレワークで、すぐに次の勤務先の仕事を開始 以前、11月に帰国した時よりも隔離に関して厳格になっていました スマホにアプリをインストールし、毎日ボタンを押して位置情報の報告 メールで毎朝、体調チェックの回答 アプリの方は、毎日不定期に通知が来ますので外出できません 1日4回来るときもあれば、午前と夕方に1回ずつの日もあったりしました ビデオ通話のアプリもインストールしましたが、かかってきませんでした メールとアプリの回答が遅れたりした方々にビデオ通話がかかってくるのだと思います 2020年の11月に帰国した時は、位置情報などの報告はありませんでした そのため、自由に外出してご飯を食べに行ったりしていました  帰ってきて困ったことは食事 Uber Eatsや出前館で簡単に注文できると思っていました しかし、実際は日本の電話番号がないとアカウント登録ができなかったりしました Uber Eatsに関しては、決済がうまくいかずに注文できませんでした 仕方ありませんが、1日目は機内食で食べきれなかったものでご飯を済ませました おかきとパウンドケーキのみ 2日目からは、アマゾンで注文した袋麺、レトルトカレー、缶詰など お米と炊飯器、卵や納豆、豆腐などもアマゾンで購入 2日目からは何とか食糧も確保  SIMカードを契約するにも住所が必要 そのため、面倒ですが実家の住所で登録 実家に届いたSIMカードを送ってもらいました 14日間の隔離期間中なのに、郵便局員からは転入届を出してくださいと注意されました 14日間の隔離期間中で外出できませんと答えても、同じことを繰り返されました 肩身が狭く感じたのを覚えています 役所にも転入届を出さないといけませんが、当時はできていませんでした 【今日のことば】 Más vale tarde que nunca. 2021年8月 日本 地元の風景

在外公館派遣員の仕事④

7/27(土)

 今週は忙しく、割と残業してました

次々と仕事が立て込んできて、キャパを超えそうでしたが、何とか目途が立ちました

来週も少し忙しくなりそうです

忙しくなることは珍しいので、若干戸惑いました

 さて、今回は在外公館派遣員の仕事を紹介するシリーズ第4弾です




 今回の仕事内容は予約です

予約はホテル予約またはフライト予約がほとんどです

公館で使用している公用車が足りない場合には、時々ですがレンタカー予約もあります

 まずはホテル予約

着任したときに前任者と一緒に、公館で使用しているホテルへ挨拶回りに行きます

この段階で予約の担当窓口となる人たちとあいさつを済ませます

ホテル予約の依頼が来たら、この方たちとコンタクトを取って予約を確保します

また、1年に1回程度、ホテルごとにレートの更新があります

ここで、前年よりも値段が上がらにように交渉することも派遣員に任せられます

ホテルの予約作業はメールで行い、予約確認書をもらいます

この予約確認書を出張者や依頼者にメールで展開するまでがホテル予約の仕事です

メールだけの簡単な作業になります

 フライト予約も同様にメールだけの仕事になります

旅行代理店にメールをし、フライトの見積もりを取得します

フライト予約は、原則相見積もりです

また、フライト予約は同じ職場の館員に対して行います

コルカタ発のフライトを予約することが仕事になります

そのため、館員が日本に帰国する際や出張する場合に仕事が発生します

また、資料で使用するために見積だけ頼まれることもあります

旅行代理店にメールでフライトの日程や便名などを指定します

特に指定がなければ、一番安いディスカウントエコノミーです

さらに最安のシートクラス

税金の無駄遣いにならないようにします

この仕事を始めて、エコノミークラスでもさらにクラスが分かれることを知りました

旅行代理店にメールを出したら返信を待ちます

インドですので、返信が遅い場合は催促メールも出します

2社の見積もりが取れたら、出張者や会計担当に共有します

その後、予約をかけるかどうかの指示を仰ぎます

予約許可が出た場合、予約をかけます

国際線は予約ができますが、インドの国内線は予約ができません

予約=発券となりますので、発券指示まで待ちます

見積もりで安かった方の旅行代理店に予約するようメールを送ります

この時に搭乗者のパスポートデータを添付して名前のミスが無いようにします

予約が完了すると、旅行代理店より発券期限が伝えられます

予約時には名前と出発日時が間違っていないかもう一度確認します

発券してしまうと、キャンセル代が出張者本人にかかってしまうため、

日時と名前の確認は大切な作業です

発券期限内に発券指示が会計担当よりなければ、再予約をかけます

発券の指示が出た場合は、フライトのEチケットの発券を旅行代理店に頼みます

旅行代理店よりEチケットが送られてきたら、出張者等に展開します

Eチケットでももう一度、名前と日時を確認します

そのあと、旅行代理店に請求書の発行もメールでお願いをします

請求書が発行したら、会計担当に渡します

ここまでが、フライト予約になります

 ホテル予約もフライト予約もメールでの仕事になります

タイミングが重なると一度に何便もの予約をかけ請求書を依頼して、

再予約をかけるなど混乱してしまいます

そのため、どの便を自分で手配したかなど整理しておくことが必要です

これに加え、配車もします

出張者が配車の依頼を忘れていることもあります。

フライトを予約したが、空港までの足がないということにもなりかねます

その場合は、自分で配車の決裁を回します

 レンタカーの予約もほぼ同じです

旅行代理店に使用日時等をメールで伝え、相見積もりを取ります

安い方で手配し、請求書を取得

請求書は会計へという流れです

 予約の仕事は以上です

私が勤めている公館はこれと配車がほとんどです

配車の仕事はこれよりも特に複雑なことはないので紹介は割愛します

日々ドライバーの管理やコミュニケーションを取っておくことが必要だと感じます

予約で大切なことは、慎重になることです

間違った日時になっていないか再確認することが何度も必要です


【今日のことば】
I can live for 2 months on a good compliment.ーMark Twain


2019年5月 インド マザーテレサのお墓

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